Uma grande preocupação das empresas é como evitar perda de estoque, já que isso acomete, significativamente, sua eficiência e seus resultados financeiros. Comumente, esse risco está associado a procedimentos inadequados ao longo do processo de armazenamento.
É importante ressaltar que um controle criterioso e uma logística bem planejada podem mitigar tais prejuízos. Assim, você verá, neste post, dicas valiosas para evitar esses contratempos e otimizar o armazenamento da sua empresa. Boa leitura!
O armazenamento e a estocagem
Primeiramente, deve-se compreender que esses conceitos não são sinônimos. A estocagem é uma etapa dentro do processo de armazenamento. Estoque pode ser considerado o espaço físico de guarda das mercadorias e/ou matérias-primas, ou elas próprias.
Já o armazenamento engloba toda a logística de recebimento, carga e descarga, movimentação, organização, conservação, controle e distribuição dos produtos. Justamente por isso, para se alcançar proficiência nessa atividade, é fundamental que sua empresa disponha de estrutura e de gestão adequada.
Os fatores prejudiciais à estocagem
Algumas condições são bastantes desfavoráveis para a estocagem, a começar por um espaço físico inapropriado. Como exemplo, podem ser citados aqueles com áreas de circulação mal projetadas ou obstruídas, prateleiras e empilhamentos pouco funcionais e inseguros, sujeira e desorganização, inexistência de climatização ou controle de umidade, entre outros.
Além disso, a falta de rigidez na verificação de entrada e saída de produtos e, às vezes, a inexistência de um sistema de segurança — que previna furtos —, levam à temida incompatibilidade entre o estoque físico e o contábil.
Outro item relevante é a setorização de mercadorias. Falhas operacionais em seu posicionamento ou na programação de saída/utilização acarretam perdas por obsolescência ou vencimento do prazo de validade.
O manuseio indevido ou a falta de embalagens de proteção — secundárias, que envolvem os itens já embalados — também podem gerar danos ou deteriorar os produtos.
Como evitar perda de estoque por meio da prevenção
Espaço físico
O primeiro passo é avaliar as características físicas dos produtos a estocar, por exemplo, dimensões e peso, condições de empilhamento, periculosidade, perecibilidade e resistência à umidade e à luz. Dessa forma, é possível definir estrutura do galpão, climatização, iluminação, áreas de circulação e de trabalho, proteção contra incêndio, além dos acessos.
Às vezes, as empresas detectam a necessidade de aprimorar ou ampliar sua estrutura existente, mas não podem investir e não têm tempo ou terreno para construir um pavilhão. Se esse é o seu caso, uma alternativa bastante atrativa são os galpões lonados, por sua agilidade de montagem e desmontagem, possibilidade de ampliação e diversidade de utilização, entre outras vantagens.
Layout
Você deve, também, estar atento ao layout do espaço, já que, quando bem planejado, otimiza as operações e possibilita a distribuição correta dos itens. Os ambientes devem ter funções estabelecidas e sinalização. Se houver necessidade de empilhamento, o ideal é adotar a paletização e a verticalização. O uso das embalagens secundárias é uma opção para melhor conservação.
A setorização das mercadorias é crucial para ganhar agilidade e organização. Os materiais com maior giro devem ser posicionados mais próximos à expedição e com acesso facilitado; já aqueles de uso ou saída pouco frequentes devem ficar em áreas mais distantes.
Se sua empresa estoca produtos com data de validade, deve-se controlar a ordem de chegada de cada lote no estoque — o que entra primeiro deve sair antes. Isso deve ser considerado em seu posicionamento.
Controle de acesso
O controle de entrada e saída pode ser aperfeiçoado usando softwares específicos. Mas se sua empresa não puder arcar com esse custo, as planilhas são um recurso alternativo. Vale a pena instalar um circuito interno de câmeras para intimidar furtos e monitorar os procedimentos.
Equipe
Lembre-se de que o contínuo treinamento dos funcionários é sempre recomendado. As condições físicas e logísticas oferecidas podem ser as melhores possíveis, mas, se sua mão de obra não estiver bem orientada, a solução do problema ficará ainda distante.
Essas dicas são orientações relevantes de como evitar perda de estoque. Estrutura e logística adequadas, funcionários engajados e avaliações periódicas são determinantes para ótimos resultados.
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